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Eine effiziente Personalbedarfsplanung ist in der Logistik unverzichtbar, um die seit Jahren komplexer werdenden Anforderungen unter dem Gesichtspunkt des stetig steigenden Kostendrucks meistern zu können. Vor diesem Hintergrund rückt eine bedarfsorientierte Personalplanung immer mehr in den Fokus. Gerade in oftmals noch personalintensiven Bereichen wie der Lagerlogistik steigt die Nachfrage nach softwaregestützten Lösungen zur bedarfsorientierten Planung, Steuerung und Optimierung des Personalbedarfs. So auch bei der Fressnapf-Gruppe: Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in drei Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, entschied sich das Unternehmen für das Workforce Management System (WFM) und realisiert damit eine bedarfsorientierte Planung des Mitarbeitereinsatzes.
Allein in ihrem Logistikzentrum in Feuchtwangen bevorratet Fressnapf auf über 20.000 m² alle Produkte rund um Tiernahrung und Zubehör. Jährlich werden allein von diesem Standort aus mehr als 400.000 Paletten europaweit versendet. Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in den Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, setzt der Marktführer auf das Workforce Management System der EPG. Bisher nutzte Fressnapf zur Personaleinsatzplanung eine abteilungsbasierte Lösung - die tatsächlichen Bedarfe an Mitarbeitern ließ sich so nur mit einem hohen Aufwand ermitteln. Auch wurde das Auftragsvolumen nicht mit in die Planung einbezogen. Das stellte die Personalplaner und Logistikleiter vor große Herausforderungen. Denn ob die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen, konnte nicht explizit vorhergesagt werden.
Fressnapf optimiert mit dem Workforce Management System die gesamte Mitarbeiter-Einsatzplanung und profitiert von zahlreichen Funktionalitäten.
Mit WFM visualisiert Fressnapf heute alle Ressourcenverfügbarkeiten dynamisch. Der Workload wird mit der Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern in Beziehung gesetzt. Dabei werden aktuelle Auftragsvolumina, die hinterlegten Schichtpläne und die Qualifikationen der einsatzbereiten Mitarbeiter beachtet. So gelingt im operativen Tagesgeschäft eine dynamische Planung des Personals, die sogar den abteilungsübergreifenden Austausch von Mitarbeitern zwischen den einzelnen Logistikabteilungen ermöglicht.
WFM hört nicht am Tag der Schicht auf, sondern gleicht in Echtzeit Arbeitslast und Kapazität ab, um so frühzeitig Unter- und Überdeckungen erkennbar zu machen. Durch die Anbindung der Workforce-Management-Lösung an das LVS weiß Fressnapf stets, in welchen Bereichen des Lagers welche Mengen in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind. Auch kurzfristige operative Änderungen wie Auftragsspitzen werden berücksichtigt. So können mögliche kritische Situationen frühzeitig erkannt und schon im Vorfeld vermieden werden.
Das Workforce-Management-System führt alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern. Durch den automatischen Abgleich der Qualifikationsniveaus mit anstehenden Aufgaben schafft das System die für eine bedarfsorientierte Planung notwendige Transparenz. Auf diesem Weg erkennen Personalplaner direkt, an welchen Stellen im Lager durch etwa Ausfälle oder Urlaub Lücken entstehen und können direkt mit geeignetem Ersatz reagieren.
Der Einsatz von WFM erleichtert die Einhaltung gesetzlicher, sowie betrieblicher Regelungen durch automatische Complianceprüfungen. Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen werden stets bei der Planung mitberücksichtigt. So wird sichergestellt, dass die Planung stets Hand in Hand geht mit allen Regelungen.
Der Einsatz der Mitarbeiter-App WFM mobile erhöht die Kommunikation bei Fressnapf wesentlich. Die Mitarbeiter-App, die mit Informationen aus WFM gespeist wird, enthält neben einer Messaging Funktion beispielsweise Dienstzeiten und Schichtpläne der Abteilungen. Somit ist sie Informationsquelle und Ausgangspunkt für Urlaubsanträge, Schichtanfragen und sonstige organisatorische Anfragen. Mitarbeiter können ihre Aufgaben direkt auf mobilen Endgeräten einsehen und bestätigen. Darüber hinaus können sie mit ihren Kollegen Schichten tauschen, Urlaubsanträge stellen, oder Abwesenheitsbenachrichtigungen versenden. Dabei kann jederzeit und von überall Feedback gegeben und die Planung flexibel angepasst werden.
Mit WFM visualisiert Fressnapf heute alle Ressourcenverfügbarkeiten dynamisch. Der Workload wird mit der Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern in Beziehung gesetzt. Dabei werden aktuelle Auftragsvolumina, die hinterlegten Schichtpläne und die Qualifikationen der einsatzbereiten Mitarbeiter beachtet. So gelingt im operativen Tagesgeschäft eine dynamische Planung des Personals, die sogar den abteilungsübergreifenden Austausch von Mitarbeitern zwischen den einzelnen Logistikabteilungen ermöglicht.
WFM hört nicht am Tag der Schicht auf, sondern gleicht in Echtzeit Arbeitslast und Kapazität ab, um so frühzeitig Unter- und Überdeckungen erkennbar zu machen. Durch die Anbindung der Workforce-Management-Lösung an das LVS weiß Fressnapf stets, in welchen Bereichen des Lagers welche Mengen in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind. Auch kurzfristige operative Änderungen wie Auftragsspitzen werden berücksichtigt. So können mögliche kritische Situationen frühzeitig erkannt und schon im Vorfeld vermieden werden.
Das Workforce-Management-System führt alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern. Durch den automatischen Abgleich der Qualifikationsniveaus mit anstehenden Aufgaben schafft das System die für eine bedarfsorientierte Planung notwendige Transparenz. Auf diesem Weg erkennen Personalplaner direkt, an welchen Stellen im Lager durch etwa Ausfälle oder Urlaub Lücken entstehen und können direkt mit geeignetem Ersatz reagieren.
Der Einsatz von WFM erleichtert die Einhaltung gesetzlicher, sowie betrieblicher Regelungen durch automatische Complianceprüfungen. Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen werden stets bei der Planung mitberücksichtigt. So wird sichergestellt, dass die Planung stets Hand in Hand geht mit allen Regelungen.
Der Einsatz der Mitarbeiter-App WFM mobile erhöht die Kommunikation bei Fressnapf wesentlich. Die Mitarbeiter-App, die mit Informationen aus WFM gespeist wird, enthält neben einer Messaging Funktion beispielsweise Dienstzeiten und Schichtpläne der Abteilungen. Somit ist sie Informationsquelle und Ausgangspunkt für Urlaubsanträge, Schichtanfragen und sonstige organisatorische Anfragen. Mitarbeiter können ihre Aufgaben direkt auf mobilen Endgeräten einsehen und bestätigen. Darüber hinaus können sie mit ihren Kollegen Schichten tauschen, Urlaubsanträge stellen, oder Abwesenheitsbenachrichtigungen versenden. Dabei kann jederzeit und von überall Feedback gegeben und die Planung flexibel angepasst werden.
Die Personaleinsatzplanung – speziell im heutigen Logistik-4.0-Zeitalter – wird immer anspruchsvoller: Logistiker müssen immer komplexere Liefervorgaben einhalten und mit dem zur Verfügung stehenden Personal schnell auf Veränderungen der Rahmenbedingungen reagieren können. Das bedeutet: Die richtigen Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen sollten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Diese komplexe Anforderung ist manuell heute gar nicht mehr zu leisten. Eine automatisierte Lösung, die alle Rahmenbedingungen beachtet, die für eine Personalbedarfsplanung notwendig sind, schafft hier Abhilfe.
